Przetwarzanie danych osobowych Klientów w KDS Kancelarii – informacja

Szanowni Państwo,

w związku z rozpoczęciem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) z dnia 27 kwietnia 2016 r.  – tzw. „RODO” przestawiamy Państwu informację, w jaki sposób Kancelaria przetwarza dane osobowe Klientów.

Plik z informacją można także pobrać w formie PDF.

INFORMACJA W PRZEDMIOCIE OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

Niniejsza informacja stanowi wykonanie obowiązku określonego przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej „RODO”.

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest KDS Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych Karolina Dorda-Sawicka i Partnerzy Sp. p. z siedzibą w Tychach, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000588614 (dalej jako „Administrator”).

Dodatkowy kontakt możliwy też jest pod adresem: [email protected].

Celem i podstawami prawnymi przetwarzania Pani/Pana danych osobowych przez Administratora – w zależności od okoliczności w jakich Pani/Pana są pozyskiwane – jest:

I   KLIENCI

w przypadku klientów Administratora lub osób działających na ich rzecz: wykonywanie zawartych umów z podmiotami, które Pani/Pan reprezentuje lub umów zawartych bezpośrednio z Panią/Panem, dotyczących świadczenia przez naszą Kancelarię pomocy (obsługi) prawnej, a podstawą przetwarzania jest:

–  art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (niezbędność do wykonania umowy bądź w celu podjęcia działań na Pani/Pana żądanie przed zawarciem umowy),

– art. 6 ust. 1 lit. d) RODO (niezbędność do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej)

– art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (niezbędność dla realizacji celów prawnie uzasadnionego interesu Administratora – bieżącego prowadzenia działalności gospodarczej)

– rozdział 1a (art. 5a, 5b i 5c ustawy z dnia 6 lipca 1982 roku o radcach prawnych (tj. z dnia 9 grudnia 2019 r. – Dz.U. z 2020 r. poz. 75)

–  rozdział 1a (art. 16a, 16b i 16c ustawy z dnia 26 maja 1982 roku Prawo o adwokaturze (tj. z dnia 19 lipca 2019 r. – Dz.U. z 2019 r. poz. 1513),

II     KONTRAHENCI

w przypadku kontrahentów Administratora lub osób działających na ich rzecz: wykonywanie zawartych umów z podmiotami, które Pani/Pan reprezentuje lub umów zawartych bezpośrednio z Panią/Panem, w tym realizacja wynikających z tych umów praw i obowiązków, a podstawą przetwarzania jest:

–  art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (niezbędność do wykonania umowy bądź w celu podjęcia działań na Pani/Pana żądanie przed zawarciem umowy)

– art. 6 ust. 1 lit f) RODO (niezbędność dla realizacji celów prawnie uzasadnionego interesu Administratora – bieżącego prowadzenia działalności gospodarczej),

III     INNI USŁUGODAWCY

w przypadku innych niż kontrahenci Administratora usługodawców bądź dostawców lub osób działających na ich rzecz: koordynacja wykonywanej usługi bądź dostawy na rzecz Administratora, a podstawą przetwarzania jest:

–  art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (niezbędność do wykonania umowy bądź w celu podjęcia działań na Pani/Pana żądanie przed zawarciem umowy),

– art. 6 ust. 1 lit f) RODO (niezbędność dla realizacji celów prawnie uzasadnionego interesu Administratora –bieżącego prowadzenia działalności gospodarczej),

IV       OFERENCI

w przypadku osób przekazujących swe dane Administratorowi w celu nawiązania ewentualnej współpracy bądź nawiązania innych relacji/poszukiwania kontaktu z Administratorem/skierowania zapytania do Administratora – nawiązanie potencjalnej współpracy gospodarczej bądź innych relacji (w tym ustalenie przedmiotu zapytania bądź potrzeby kontaktu) lub możliwość ewentualnego zawarcia umowy w przyszłości, a podstawą przetwarzania jest:

– art. 6 ust. 1 lit a) RODO (wyrażenie – poprzez podjęcie działań z Pani/Pana inicjatywy – zgody na przetwarzanie danych osobowych)

– art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (niezbędność dla realizacji celów prawnie uzasadnionego interesu Administratora – bieżącego prowadzenie działalności gospodarczej),

V     ORGANY WŁADZY PUBLICZNEJ

w przypadku przedstawicieli organów publicznych, administracji rządowej i samorządowej, organów ścigania, sądów, inspekcji lub innych instytucji kontrolujących –  współpraca w zakresie realizowania praw i obowiązków nałożonych na Administratora przez powszechnie obowiązujące przepisy, a podstawą przetwarzania jest:

– art. 6 ust. 1 lit c) RODO,

– przepisy aktów prawnych upoważniających Panią/Pana do działania w imieniu reprezentowanego przez Panią/Pana podmiotu oraz zobowiązującymi Administratora do współdziałania (niezbędność dla wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze).

W każdym przypadku, Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są w celu ochrony Administratora przed ewentualnymi roszczeniami lub ewentualnymi zobowiązaniami wynikającymi bądź mogącymi wynikać z powszechnie obowiązujących przepisów, a podstawę prawną przetwarzania stanowi przepis art. 6 ust. 1 lit f) RODO (niezbędność do celu wynikającego z prawnie uzasadnionego interesu Administratora jakim jest ochrona przed ewentualnymi roszczeniami czy zobowiązaniami wynikającymi z przepisów).

Pani/Pana dane osobowe mogą zostać przekazane – w niezbędnym zakresie dla danego celu – klientom Administratora, podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi, w tym usługi z zakresu obsługi: kadrowo-księgowej, prawnej, informatycznej, medycyny pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy, dostawcom, organom administracji, organom ścigania, sądom, organom i instytucjom kontrolującym.

Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędnego dla relacji łączących Panią/Pana z Administratorem, a podane poniżej okresy stanowią okresy maksymalne. W wypadku klientów Administratora lub osób działających na rzecz takich klientów (w pkt I powyżej), w związku ze świadczeniem przez Kancelarię pomocy (obsługi) prawnej, zgodnie z art. 5c. ust. 1 pkt 2 c) oraz ust. 2 ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych (Dz.U. z 2018 r. poz. 2115 i 2193) oraz art. 16c. ust. 1 pkt 2 c) oraz ust. 2 ustawy z dnia 26 maja 1982 r. – Prawo o adwokaturze (Dz. U. z 2018 r. poz. 1184, 1467, 1669 i 2193), okres przechowywania Pani/Pana danych osobowych przez Administratora wynosi 10 lat od końca roku, w którym zakończyło się postępowanie, w którym dane osobowe zostały zgromadzone – w przypadku danych osobowych przetwarzanych przez radców prawnych/adwokatów w ramach wykonywania zawodu. Po upływie powyższego okresu, w przypadku danych osobowych przetwarzanych przez radców prawnych/adwokatów w ramach wykonywania zawodu, dane osobowe ulegają usunięciu.

W każdym wypadku, na potrzeby ochrony przed ewentualnymi roszczeniami czy też mogącymi zostać nałożonymi zobowiązaniami wynikającymi z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, Administrator może przechowywać Pani/Pana dane przez okres do upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń związanych z danym stosunkiem oraz upływu okresu do stwierdzenia nieważności decyzji administracyjnych (podatkowych) mogących się odnosić do danej relacji, przy czym okres ten liczony będzie:

1) w przypadku osób określonych w pkt I powyżej – od chwili zakończenia obowiązywania lub wykonywania umów o świadczenie pomocy (obsługi prawnej) z Panią/Panem bądź podmiotami, które Pani/Pan reprezentuje,

2) w przypadku osób określonych w pkt II powyżej – od chwili zakończenia obowiązywania lub wykonywania umów z podmiotami, które Pani/Pan reprezentuje,

3) w przypadku osób określonych w pkt III powyżej – od chwili zakończenia wykonywania usługi bądź dostawy na rzecz Administratora,

4) w przypadku osób określonych w pkt IV powyżej – od chwili przekazania danych, o ile nie zaistnieje inna podstawa przetwarzania danych powodująca podstawę do wskazania innego terminu początkowego obliczania okresu przechowywania,

5) w przypadku osób określonych w pkt V powyżej – od chwili zakończenia czynności, o ile w ich wyniku nie będzie prowadzone dalsze postepowanie, w tym postępowanie sądowe – wówczas termin ten liczony będzie od chwili doręczenia ostatecznego/prawomocnego rozstrzygnięcia w sprawie.

Na mocy obowiązujących przepisów jest Pani/Pan uprawniona do:

1) żądania od Administratora dostępu do danych osobowych dotyczących Pani/Pana osoby,

2) sprostowania tychże danych,

3) ich usunięcia,

4) ograniczenia przetwarzania dotyczących Pani/Pana danych osobowych

5) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz

6) przenoszenia danych – na zasadach, w zakresie oraz w sytuacjach określonych w art. 15 – 22 RODO.

W sytuacji, w której wyraził/a Pan/Pani zgodę na przetwarzanie danych osobowych, jest Pan/Pani uprawniony/a do cofnięcia tej zgody w dowolnym momencie, przy czym cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Posiada Pani/Pan uprawnienie do wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego, którym na terenie Polski jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Podanie przez Panią/Pana swych danych osobowych jest obowiązkowe, w zakresie w jakim odpowiednie przepisy nakładają na Panią/Pana taki obowiązek lub uprawniają Administratora do żądania ich podania. W pozostałym zakresie, podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne. Konsekwencją braku podania Pani/Pana danych osobowych może być brak możliwości realizacji praw lub obowiązków wynikających z zawartych umów, brak możliwości nawiązania relacji czy też udzielenia żądanej informacji bądź odpowiedzi na zapytanie.

Pani/Pana dane osobowe nie będą służyć przetwarzaniu w celu wyłącznie zautomatyzowanego podejmowania decyzji w odniesieniu do Pani/Pana osoby, w tym także profilowania.